数据透视表怎么做？Excel数据透视表制作方法及高级功能详解

Excel数据透视表是一种强大的数据分析工具，它可以从大量数据中快速提取有价值的信息，帮助用户进行数据排序、筛选、分类汇总等操作。通过简单的布局改变，数据透视表可以全方位、多角度、动态地统计和分析数据，是Excel中不可或缺的功能之一。本文ZHANID工具网将详细介绍Excel数据透视表的制作方法，包括基础操作、高级功能以及常见问题的解决方法，帮助用户更好地利用这一工具进行数据分析。

一、数据透视表的基础认知和操作

1. 数据透视表的概念

数据透视表是用来从Excel数据列表、关系数据库文件等数据集的字段中总结信息的分析工具。所谓“透视”，可以理解为对原始数据具有透视功能，能够找到数据之间的联系，将看似杂乱的数据转化为有价值的信息。数据透视表综合了数据排序、筛选、分类汇总等功能，还可以计算平均数或标准差、建立列联表、计算百分比、建立新的数据子集等。

2. 数据透视表的数据来源

数据透视表的数据来源可以是Excel数据列表或关系数据库文件。如果以Excel数据列表作为数据源，需要注意以下几点：

• 数据列表的标题行不能有空白单元格或合并的单元格，否则会导致错误提示。

• 数据列表中的日期和数字格式需要正确，否则会影响数据透视表的汇总统计。

• 数据列表中的文本型数字需要转换成数值型数字，才能在数据透视表中正确求和。

3. 数据透视表的创建步骤

创建数据透视表的步骤如下：

1. 数据录入：确保数据明细表无空标题行、无重复行标题、无合并单元格、无非法日期和数字格式。

2. 选中数据：在Excel中选中要汇总的数据内容，包括标题行。

3. 插入数据透视表：点击“插入”选项卡，选择“数据透视表”。

4. 设置选项：在弹出的“创建数据透视表”对话框中，设置常规选项，如选择在当前表格还是新建表格中创建透视表。

5. 生成透视表：点击确定，Excel将生成一张空的数据透视表。

4. 数据透视表的结构

数据透视表的结构包括字段列表、字段设置区域和数据透视表的显示区域。

• 字段列表：明细数据表的所有第一行列标题都会显示在“字段列表”中，相当于数据透视表的数据源。

• 字段设置区域：包括筛选器、行标签、列标签和数值四个区域。用户可以将要显示的字段拖放在相应区域内，根据区域进行汇总。

• 数据透视表的显示区域：组合成的数据透视表会在这里显示。用户可以根据需要调整布局和格式。

二、数据透视表的基础操作

1. 字段的拖放和调整

在数据透视表的字段设置区域，用户可以将字段拖放到不同的区域中，以调整数据透视表的布局和汇总方式。例如：

• 将字段拖放到“筛选器”区域中，可以按指定条件过滤筛选数据进行汇总统计。

• 将字段拖放到“行标签”区域中，该区域的字段会按照上下排列显示。

• 将字段拖放到“列标签”区域中，该区域的字段会按照左右排列显示。

• 将字段拖放到“数值”区域中，可以选择各种汇总统计方式，如计数、求和、平均等。

2. 汇总统计方式的设置

数据透视表会根据“数值”区域的字段的数据格式对数据进行自动计算，数值格式默认求和，文本格式默认计数。如果需要修改汇总统计方式，可以在透视表中点击“数值”区域的数据，然后右键点击选择“值字段设置”，在其中选择自己需要的计算方式。

3. 日期字段的组合

如果数据透视表中包含日期字段，用户可以将日期字段拖放到“行标签”或“列标签”区域中，并右键点击选择“组合”，以按年、月、日等时间单位进行汇总统计。

4. 分类汇总和总计的设置

数据透视表默认会显示分类汇总和总计。如果不需要这些汇总行，可以在上方的“设计”选项卡中，点击“分类汇总”选择“不显示分类汇总”，点击“总计”选择“对行和列禁用”。

5. 报表布局和格式的设置

数据透视表提供了三种常见的布局形式：以压缩形式显示、以大纲形式显示、以表格形式显示。用户可以在“设计”选项卡中选择合适的布局形式。此外，用户还可以调整数据透视表的列宽、行高、字体等格式，以满足不同的需求。

三、数据透视表的高级功能

1. 切片器的使用

切片器是一种用于筛选数据透视表中数据的动态交互工具。用户可以在数据源字段中，使用切片器查看经过某一字段进行过滤筛选后的数据汇总。切片器的调出方法为：在数据透视表中，点击“插入”选项卡，选择“切片器”。

2. 计算字段的创建

当原始数据表中没有某些统计时，用户可以通过创建计算字段来生成一列数据。计算字段的创建方法为：在数据透视表中，点击“分析”选项卡，选择“字段、项目和集”，然后选择“计算字段”。在弹出的对话框中，输入计算字段的名称和公式，然后点击“确定”。计算字段将出现在数据透视表的字段列表中，用户可以将其拖放到“数值”区域中进行汇总统计。

3. 数据透视表的刷新

当数据源发生变化时，用户需要刷新数据透视表以反映最新的数据。数据透视表的刷新方法有多种：

• 手动刷新：在数据透视表的任意一个单元格区域右键点击，选择“刷新”命令。

• 打开文件时刷新：在数据透视表的任意一个单元格区域右键点击，选择“数据透视表选项”，然后在弹出的对话框中勾选“打开文件时刷新数据”复选框。

• 后台刷新和定时刷新：如果数据源为外部数据，用户可以在“连接属性”对话框中设置后台刷新和定时刷新。

4. 数据透视表的复制和粘贴

用户可以将数据透视表复制到其他工作表或工作簿中。在复制数据透视表时，需要注意以下几点：

• 如果只复制数据透视表的数据部分，而不复制其结构，可以使用普通的复制和粘贴操作。

• 如果需要复制完整的数据透视表结构和格式，可以使用“复制为图片”或“复制为表格”功能。

• 在粘贴数据透视表时，可以选择粘贴为值、粘贴为公式或粘贴为链接等方式。

四、常见问题及解决方法

1. 数据透视表无法创建

如果无法创建数据透视表，可能是由以下原因导致的：

• 数据源中存在空标题行、重复行标题、合并单元格或非法日期和数字格式。

• Excel版本不支持数据透视表功能。

• 计算机内存不足，无法处理大量数据。

解决方法：检查数据源并修正上述问题；更新Excel版本；增加计算机内存。

2. 数据透视表无法汇总统计

如果数据透视表无法汇总统计，可能是由以下原因导致的：

• 数值字段的格式不正确，如文本型数字无法求和。

• 字段被放置在错误的区域中，如将数值字段放置在“筛选器”区域中。

• 数据源中存在空值或非法值。

解决方法：将文本型数字转换成数值型数字；将字段拖放到正确的区域中；检查数据源并清理空值或非法值。

3. 数据透视表显示错误

如果数据透视表显示错误，可能是由以下原因导致的：

• 数据源中的数据类型不匹配，如将日期字段作为文本字段处理。

• 数据透视表的布局或格式设置不正确。

• Excel程序出现故障或损坏。

解决方法：检查数据源并修正数据类型；调整数据透视表的布局和格式；修复或重新安装Excel程序。

五、总结

Excel数据透视表是一种功能强大的数据分析工具，它可以帮助用户从大量数据中快速提取有价值的信息。通过掌握数据透视表的基础操作、高级功能以及常见问题的解决方法，用户可以更好地利用这一工具进行数据分析和决策。在实际应用中，用户需要根据具体的数据和需求，灵活运用数据透视表的各种功能和技巧，以实现最佳的数据分析效果。